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Le Registre de Sécurité Incendie  
 

  L'offre VIGIRISK

 Comment fonctionne le Registre de Sécurité Incendie à distance ?

Le Registre de Sécurité Incendie électronique à distance, une fois initialisé selon les spécificité de votre site présentecinq étapes d'action pour vous :

> la réception d'un message d'alarme,
> l'exécution de l'action imposée par la réglementation (contrôle, vérification technique ou entretien),
> l'enregistrement de l'action une fois qu'elle est effectuée, facilement sur le site Internet
> la signature électroniqueen ligne,
> l'archivage horodaté de votre Registre de Sécurité Incendie par nos soins

En dehors de ces étapes, vous pouvez consulter et imprimer votre Registre de Sécurité Incendie électronique à distance à tout moment. Il comprend les actions faites et celles dont l'échéance est dépassée.

Le moyen utilisé pour tenir votre Registre de Sécurité Incendie électronique à distance est le réseau Internet. Vous devez disposer pour cela d'un micro-ordinateur équipé d'un modem, avoir souscrit un abonnement chez un fournisseur d'accès à Internet (Wanadoo, Tiscali, Noos, etc.) et disposer d'une adresse électronique (e-mail) fonctionnant avec une messagerie électronique de marque Internet Explorer (5.5 minimum).

Réception d'un message d'alarme

Le type (exemple : type O si vous tenez un hôtel ou une pension de famille) et la catégorie (exemple : 4ème catégorie si votre hôtel peut recevoir jusqu'à 300 clients) de votre ERP déterminent vos obligations ainsi que leur périodicité.

A chaque fois qu'une obligation vous est faite vous recevez un message d'alarme électronique (e-mail) qui vous indique :

> la nature de l'action à réaliser,
> les informations nécessaires pour sa réalisation,
> la date limite de réalisation.

Des rappels vous sont envoyés jusqu'à ce vous ayez certifié l'exécution de l'action en signant électroniquement votre Registre de Sécurité Incendie à distance.

Vous ne pouvez pas oublier de remplir vos obligations et vous n'avez pas à vous préoccuper de tenir un planning.

Si vous n'avez toujours pas signé électroniquement votre Registre de Sécurité Incendie à distance après quatre rappels une fois la date limite de réalisation dépassée, vous recevrez un appel téléphonique de Securis pour faire le point sur vos éventuelles difficultés.

Exécution de l'action imposée par la réglementation

La pièce jointe à votre message d'alarme contient :

> les explications nécessaires à la compréhension de ce qui vous est demandé en termes simples et de façon claire,
> des photos, schémas, dessins...,
> la méthodologie pour faire ce qui vous est demandé (comment ?),
> la liste des intervenants nécessaires (par qui ?),
> les normes et règlements en vigueur,

Vous n'avez plus à faire des recherches longues et fastidieuses pour savoir exactement ce que vous devez faire. De plus, vous disposez d'éléments d'information très précieux pour discuter avec vos fournisseurs (services, tarifs...) et évaluer leur compétence.

Enregistrement de l'action

Lorsque vous avez rempli votre obligation, vous renseignez votre Registre de Sécurité Incendie électronique à distance très simplement : date de réalisation de l'action, références de l'action et observations.

Vous pouvez effectuer vous-même cette saisie ou en confier le soin au responsable de sécurité de votre ERP, s'il en existe un.

Les références de l'action vous permettent d'enregistrer toutes les indications qui peuvent vous permettre d'apporter la preuve de la réalisation de votre action : identité de l'employé ou références et numéro de facture du prestataire de services qui l'a effectuée, par exemple.

Le cas échéant, vous indiquerez également les observations auxquelles l'action a donné lieu.

La signature électronique de la date de réalisation de l'action permet le calcul de la date de la prochaine alarme.

La signature électronique

La garantie juridique complète de votre Registre de Sécurité Incendie électronique à distance est le fait qu'il soit signé par vous et vous seul selon une procédure à la fois simple et précise : la signature électronique. Cette signature électronique a exactement la même force auprès de la justice que votre signature manuscrite.

Ainsi, même si vous avez délégué la gestion de votre Registre de Sécurité électronique à distance, vous êtes seul habilité à le signer, en tant que chef d'établissement.

Dès que vous êtes abonné, vous recevez par e-mail un dossier à compléter. Ce dossier vous demande les renseignements sur votre ERP et vous-même nécessaires à la délivrance d'un certificat de signature électronique. Ce certificat est qualifié par l'Etat (Service Central de la Sécurité des Systèmes d'Informations – SCSSI) et vous est délivré par un organisme de certification : Certinomis, filiale de La Poste. Il se présente sous la forme d'une carte à puce, et d'un code personnel.

Le certificat et le code personnel vous sont remis en vis-à-vis par le receveur de votre bureau de Poste, ce qui permet d'éviter toute erreur ou fraude lors de la remise.

Vous bénéficiez d'une assistance téléphonique gratuite pour l'installation de votre « kit carte à puce ». Ce kit comprend un lecteur de carte et un CD-Rom d'installation qui vous sont remis par La Poste en même temps que la carte à puce elle-même. Il vous est proposé de prendre un rendez-vous téléphonique pour que vous soyez guidé pas à pas dans l'installation de votre « kit carte à puce ». Très simple, cette opération ne dure que quelques minutes.

Par la suite, l'assistance téléphonique est à votre disposition tous les jours ouvrés de 9 heures à 12 heures et de 14 heures à 18 heures pour toute question relative à l'utilisation de votre signature électronique.

L'archivage de votre Registre de Sécurité Incendie électronique à distance

Dès qu'il est signé électroniquement, votre Registre de Sécurité Incendie à distance est aussitôt horodaté et archivé dans un Coffre Fort électronique. Le Coffre Fort électronique garantit l'intégrité de votre Registre de Sécurité Incendie à distance. L'horloge atomique donne une date et une heure certaines à votre signature. Un dérèglement éventuel de l'horloge de votre micro-ordinateur n'a aucune importance.

Si vous devez produire votre Registre de Sécurité Incendie électronique aux autorités judiciaires, Securis vous délivrera gratuitement un CD-Rom comportant les fichiers de votre Registre de Sécurité Incendie électronique avec leur code de signature électronique prouvant à la fois que c'est bien vous qui les avez signés et qu'aucune violation des fichiers n'a eu lieu depuis leur signature. Ce CD-Rom est accompagné d'un exemplaire sur papier.

Références :

Article 1316-3 du Code Civil : « L'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier. »

Article 1316-4 du Code Civil : « ...Lorsqu'elle est électronique [la signature], elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve du contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées en conseil d'Etat. »

Décret ministériel du 31 mars 2001 : « La fiabilité d'un procédé de signature électronique est [...] établie grâce à un dispositif sécurisé de signature électronique et que la vérification de cette signature repose sur l'utilisation d'un certificat qualifié. »



 
 
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